Ziel: Effiziente Struk­turen und kreative Freiräume schaffen durch Entsorgung von Altlasten

Wer kennt das nicht….

• der Kunde ist am Telefon und erwartet jetzt sofort die entspre­chende Infor­mation (lange Suchaktion? — Unmöglich!)
• die Präsen­tation für den kurzfris­tigen Termin morgen früh ist noch anzufer­tigen (lange Suchaktion nach Infor­ma­tionen? – Feier­abend ade!)
• für die Geschäfts­reise morgen alle Unter­lagen einge­packt, Brille, Handy und … wo war noch gleich das Ladegerät für das Laptop? (erfolglose Suchaktion? – Katastrophe!)

Die Abhilfe: Der FILEDAY ist ein effizi­entes WERKZEUG, mit dem sich positive Energie freisetzen lässt…

• weniger Zeitdruck, durch sofort und zuver­lässig greifbare Infor­ma­tionen im gut gefüllten Arbeits­alltag
• mit mehr Ruhe, mit mehr Freude und Gelas­senheit Projekte bearbeiten, durch klare Ordner-Struk­turen, eine feste Ordnung und einem übersicht­lichen Schatz an Wissen und Infor­mation
• Ablage funktio­niert – kein stunden­langes Suchen mehr

Und so funktioniert´s:

Konzen­triere dich auf das Wesent­liche.
Das ist das alles Entschei­dende!

Ein Fileday (1xpro Jahr Minimum) sollte geplant werden. Alle Beschäf­tigten inkl. Geschäfts­leitung sollen daran teilnehmen. Sehr hilfreich ist eine verbind­liche Agenda nach Priori­täten. Grundlage der Agenda sind vorbe­reitend Überle­gungen wie:

• Wo treten am häufigsten ordnungs­tech­nische Probleme auf?
• Welche Kategorisierungen/Zuordnungen wären hilfreich, um die aufge­tre­tenen Probleme zu erleichtern/abzuschaffen?
• Evtl. Abstimmung im Vorfeld der umzuset­zenden Maßnahmen am Fileday

Je nach Größe des Unter­nehmens kann ein Koordi­nator einge­setzt werden, der die Umsetzung o. g.  Agenda in Verbindung mit den beschlos­senen Maßnahmen erklärt und begleitet.

Beispiel einer Agenda:

1. Prio: Ausmisten von Papier­ordnern, die der Abstimmung mit anderen Kollegen oder Vorge­setzten bedürfen
2. Prio:  Ausmisten von Papier­ordnern, die keiner Abstimmung  mit Kollegen oder Vorge­setzten bedürfen
3. Prio: gemein­schaft­liches Aufräumen der Büros (Schreib­tische, Schub­laden, Körbchen, Bücher­regale etc.) und der Abstell­kammer
4. Prio: Daten im PC ausmisten (ggf. in Abstimmung) – Ordner aufräumen
5. Prio: Persön­liche Daten im PC sowie Mails ausmisten/aufräumen

Bei allen genannten Priori­täten steht die zentrale Frage im Vorder­grund: Benötige ich das wirklich?

Weitere Entschei­dungs­grund­lagen sind:

• Ist das Dokument/die Information/der Gegen­stand grund­legend veraltet?
• Wann habe ich das Dokument zum letzten Mal benötigt?
• Ist das Dokument generell relevant für den Prozess/das Projekt oder enthält es nur temporäre Infos?

Die Vorteile:

• Der Albtraum der überquel­lenden Ablage verschwindet,
• die persön­liche Effizienz wird gesteigert durch einen freien Schreib­tisch, einen freien Kopf für ein freies Arbeiten,
• und ganz nebenbei erwacht der Teamgeist.
  Wann hatte man das letzte Mal Zeit, sich mit seinen Kollegen auszu­tau­schen? Im Zuge des gemein­schaft­lichen Aufräumens geht das ganz wunderbar und ganz von alleine, insbe­sondere in Verbindung mit einem gemein­samen Mittag-/oder Abend­essen. Was bleibt, ist das gute Gefühl, wieder durch­atmen zu können.

Zusam­men­fassung:

Unsere Erfah­rungen im t&t Team:

Sylvia Himpel: „Einen Großteil der Arbeitszeit kann man mit Suchen verbringen, oder sinnvoll nutzen“.

Claudia Metzger: „Das hätte ich nicht erwartet: Befreiung pur — Fileday macht süchtig!“.

Matthias Burkhart: „Kaum zu glauben, wie viel Unnötiges man findet und wie aufge­räumt es danach ist“.